Ich habe mittlerweile schon ziemlich viele Großveranstaltungen organisiert. Von Abipartys über Bälle bis hin zu sportlichen Wettkämpfen. Solch eine Großveranstaltung erfordert einiges an Planung und Vorbereitung. Eine gute Planung ist das A und O einer jeden Veranstaltung. Das beginnt schon bei einem einfachen Geburtstag oder einer privaten Feier. So vieles muss durchdacht werden und an so vieles muss gedacht werden. Im Internet gibt es einige Leitfäden zur erfolgreichen Organisation, aber wenn man sich genug Zeit nimmt und eine Veranstaltung Schritt für Schritt von Anfang bis Ende durchgeht, kann man sich auch selbst leicht einen Plan erstellen. Mit das wichtigste ist der Zeitplan. Dieser kann aber erst erstellt werden, nachdem andere Dinge abgeklärt wurden.
Planung
Am Anfang des Ganzen steht natürlich die Planung. Was ist es überhaupt für eine Veranstaltung, wie viele Leute werden erwartet, hat man schon eine geeignete Location und so weiter. Wenn die Art der Veranstaltung klar ist, braucht man auch einen passenden Veranstaltungsort. Ist es zum Beispiel eine Party, sollte sie natürlich in einem Club stattfinden. Ist es ein sportliches Ereignis, braucht man dazu die richtige Wettkampfstätte. Für einen Ball braucht man natürlich einen großen Saal. Dann können die weiteren Rahmenbedingungen geklärt werden. Wie sieht es mit der Verpflegung aus, gibt es etwas zu essen und zu trinken und wenn ja muss ein Caterer bestellt werden? Eine weitere wichtige Rolle spielen auch die Sound- und Lichtanlagen. Gibt es in der Location schon welche, oder müssen sie extern gemietet werden, benötigt man auch einen DJ oder eine Band? Wie sieht es mit der Dekoration aus, gibt es ein bestimmtes Motto, zu welchem sie passen sollte oder sollten es – bei einer Firmenveranstaltung zum Beispiel – bestimmte Farben sein? Wird eine Securitymannschaft benötigt und brauchen die geladenen Gäste Einlassbänder, um sich quasi auszuweisen?
Die Veranstaltung
Am Tag der Veranstaltung muss der Veranstalter letzte Details überprüfen. Gibt es genug Toilettenpapier, wissen alle wie der Zeitplan aussieht, ist alles vorbereitet, funktioniert die Technik und wird alles rechtzeitig fertig sein? Der Veranstalter steht meist unter großer Anspannung, denn bei einer solchen Veranstaltung kann einiges schief gehen. Deshalb ist es wichtig, nicht in Panik zu geraten und immer einen Plan B zu haben. Geht der Bar zum Beispiel das Eis aus, fällt die Technik vorübergehend aus oder passiert sonst ein Missgeschick muss der Veranstalter alles dafür tun, dass die Gäste möglichst nichts davon mitbekommen und immer weitermachen. The show must go on ist auch hier die Devise. Ein gelungener Abend ist auch immer dem Veranstalter zu verdanken, der meist keine Kosten und Mühen gescheut hat, damit die Veranstaltung ein voller Erfolg wird. Nach einem solchen Abend darf man sich dann auch eine Auszeit von klingelnden Handys und hektischen Menschen gönnen.
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